Ihr wisst wahrscheinlich, dass ich die Dinge gerne einfach halte. So einfach wie möglich.
Ich mag es auch, die Dinge schön organisiert zu halten, denn nichts ärgert mich mehr als Zeitverschwendung mit der Suche nach etwas. Es sind die konkreten Kosten, die Sie bezahlen, weil Sie kein System eingerichtet haben.
Dies gilt insbesondere für Dinge, die Sie nicht oft brauchen, da Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen können, um sich daran zu erinnern, wo sich die Dinge befinden. Finanzdokumente passen perfekt in diesen Eimer.
Nach Jahren des Anpassens und Nachjustierens habe ich ein Organisationssystem für unsere Dokumente gefunden, das funktioniert. Es ist auch ziemlich einfach.
Hier sind meine zwei (ok, eigentlich drei) Regeln für jedes Blatt Papier:
Digitalisieren Sie alles Bewahren Sie das Original auf, wenn es sich um eine behördliche Ausstellung, eine Beglaubigung, persönliches Eigentum, Steuern oder Darlehen handelt. (Den Rest vernichten) InhaltsverzeichnisSo organisieren Sie alles beim ersten MalDigitalisieren Sie allesSchrotten Sie das Original, wenn…Aufbewahrung der Dokumente
Wie man alles beim ersten Mal organisiert
Wenn Sie bei Null anfangen, lade ich Sie ein, diesen Artikel der Archivierungsberufe, der Library of Congress, zu lesen. Ich versuche, einige der Strategien zu berücksichtigen, die von der Library of Congress verwendet werden. Sie archivieren eine Menge Zeug. Wie alles.
Sie werden feststellen, dass ihr Rat keine bestimmten Schritte oder Technologien vorschreibt, deshalb teile ich gleich meinen Ansatz, aber ihr allgemeiner Ansatz ist absolut solide. Diese Idee aus dem Artikel ist pures Gold – „Lass dich nicht ablenken. Widerstehe der Versuchung, jetzt irgendetwas zu genießen.“ (so einfach zu machen, besonders bei der persönlichen Archivierung)
Die Schlüsselidee besteht darin, Ihre Dokumente als eine Einheit mit einer Reihe von „Klumpen“ anzugreifen. Wenn man es als eine Einheit betrachtet, ist es weniger einschüchternd. Das Angreifen von Klumpen zerlegt es in überschaubare Teile, die Sie über eine Reihe von Tagen, Wochen oder Monaten ausführen können.
Als ich mit dem Organisieren anfing, nahm ich meine logischen „Klumpen“ und verwandelte sie in Ordner. Ich nahm alle Autodokumente und scannte diese zuerst und legte die Dateien in den entsprechenden Ordner. Ich habe die Originale, die ich nicht aufbewahren musste, geschreddert und den Rest in den Boxen aufbewahrt. Dann habe ich das andere Auto gemacht.
Am nächsten Tag ging ich meine Bankunterlagen für unser primäres Bankkonto durch. Ich musste nicht jedes Dokument an einem einzigen Tag erledigen, ich war nicht bereit, so viel Zeit dafür aufzuwenden, aber ich war bereit, 20 bis 30 Minuten damit zu verbringen, einen Ordner zu füllen.
Es dauerte etwa einen Monat, bis die Digitalisierung ein- und ausgeschaltet war, aber seitdem ist die Wartung ziemlich routinemäßig. Ich scanne Dokumente etwa jedes Quartal stapelweise, was nicht viele Papiere ausmacht, da ich die meisten Dinge jetzt digital erhalte.
Und meine Kategorisierungen (oder Klumpen) stimmen möglicherweise nicht mit Ihren überein. Eine gute Möglichkeit, darüber nachzudenken, ist, wie Sie einen Notfallordner organisieren, der ohnehin viele dieser wichtigen Dokumente enthält.
Alles digitalisieren
Jedes wichtige Stück Papier, das ins Haus kommt, ist digital. Wenn ich kann, melde ich mich für papierlose Kontoauszüge an, weil ich dann die Kontoauszüge direkt herunterladen kann, ohne sie scannen zu müssen.
Das Digitalisieren ist nicht der schwierige Teil, das Organisieren in einer Reihe von Ordnern ist der schwierige Teil.
Hier ist unsere Ordnerstruktur:
GeschäftsdokumentePersonaldokumentenarchiv Einzelperson – Ich Einzelperson – Schöne Ehefrau Einzelperson – Kind 1 Einzelperson – Kind 2 Vermögenswert – Hausvermögen – Auto V Vermögenswert – Auto H Finanzvereinbarungen Bankkredit Finanzplaner Versicherung Investitionssteuern Rechtliche Hinweise
Ich ordne unsere Akten nach Person oder Vermögenswert und danach, ob es sich um finanzielle, rechtliche oder andere handelt – diese Kategorien sind für die Familie gemeinschaftlich. Ich mache vielleicht die Steuern oder verwalte die Investitionen, aber sie sind Familienvermögen und fallen daher unter die breitere Kategorie.
Das Individuell enthalten personenbezogene Dokumente wie Krankenakten.
Das Archiv ist ein Sammelbecken für Dokumente, die wir nicht mehr benötigen, wie der Ordner to Vermögenswert – Auto C nachdem wir den Toyota Celica verkauft haben. Es ist Jahre her, dass wir das Auto hatten, also konnte ich den ganzen Ordner löschen, wenn es nötig war, aber wenn man bedenkt, wie billig die Speicherung ist … äh, warum beides.
Schreddern Sie das Original, wenn…
Durch die Digitalisierung eines Dokuments benötige ich das Original bis auf wenige Ausnahmen nicht mehr. Meine allgemeine Regel ist, dass, wenn es von der Regierung ausgestellt, notariell beglaubigt ist, es Eigentum, Steuern oder Darlehen abdeckt, dann behalte es. Alles andere kannst du zerkleinern.
Wenn Sie mit viel Papier konfrontiert sind und kompliziertere Regeln bevorzugen, finden Sie hier einige Faustregeln dafür, welches physische Papier Sie vernichten und was Sie aufbewahren sollten (denken Sie daran, dass Sie immer noch digitale Kopien von allem haben, nur für den Fall):
SHRED Alles, was Sie monatlich erhalten – Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Stromrechnungen usw. – wenn Sie das nächste Mal erhalten nachdem Sie sie eingereicht haben. BEHALTEN SIE Dokumente, die sich auf einen Vermögenswert (Auto, Haus usw.) beziehen, solange Sie ihn besitzen ersetzen.
Aufbewahrung der Dokumente
Finden Sie einen schönen sicheren Ort in Ihrem Haus, stellen Sie einen Feuertresor auf und stecken Sie Ihre Dokumente in den Tresor.
Der Tresor, den Sie im Bürobedarfsgeschäft bekommen, kann wahrscheinlich in fünf Sekunden mit einem Magneten geknackt werden, verlassen Sie sich also nicht auf die Sicherheit. Sie möchten es für den Brandschutz, also verstecken Sie es, am besten hinter einem Gemälde an der Wand. 🙂
Stellen Sie sicher, dass Sie die digitalen Kopien irgendwo sichern, am besten automatisch und für alle Fälle an zwei Orten. Wir speichern unsere Dokumente auf einer tragbaren Festplatte, die selbst per Fernzugriff gesichert wird.
Wenn Sie sie nicht lokal speichern möchten oder möchten, dass mehrere Personen auf die Dokumente zugreifen können (eine tragbare Festplatte ist nicht ideal), können Sie sich für etwas wie eine Dropbox entscheiden.
Sobald Sie dies getan haben, werden Sie es lieben, wie leicht und luftig Ihre Finanzdokumente erscheinen werden. 🙂
Welche Strategien verfolgen Sie zur Aufbewahrung und Organisation Ihrer Finanzdokumente? Ich bin immer bestrebt, unseren Prozess zu verbessern, also würde ich gerne Ihren hören.